会议往往被视为企业工人的日常存在的克星。如果会议是坏的,虚拟会见他们可怜的连接,检出的参与者,与困惑大气层可以更糟。
然而,每家公司可能使用虚拟会议。当你可以避免旅行费用和使用相对廉价的技术,把人们团结在一起,很难反驳他们。
幸运的是,虚拟会议不必浪费时间,精力,和生产力。如果你方法注重礼貌和尊重,设置必须遵循道德规则之前,期间,这样的会议后,他们可以成功,根据一篇文章哈佛商业评论。
这里有八个虚拟会议规则创建一个有效的会议:
1。使用视频。
这似乎是显而易见的,但现在很多软件选项,是至关重要的,你试着把每个人在一起视觉。随着哈佛商业评论文章指出,视频可以提高参与因为它让参与者看到对方”,立即感化了这个房间。“它还允许每个人接同事的非语言线索,增进理解与合作。
2。确保你有正确的技术。
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视频是伟大的,但是如果削减图像冻结和声音反复,你的会议将在它开始之前。您还需要确保参与者可以在会议期间进行协作。“一些比较流行的技术用于虚拟会议通过Skype提供商务、网讯也进行交流平台,允许所有的参与者共享文档,他们积极参与在会议上,”一个说企业家篇文章。“选择媒介,对每个人来说都是很容易的访问。”
3所示。“报告。”
彼此浪费时间阅读,而是发出一个破旧的关键点在会议之前,哈佛商业评论文章说。然后要求人们读到“你”和谈论它与他们的团队参与会议可以有一个有意义的讨论。
如果他们不这样做的提前一步阅读和讨论,弄清楚他们打破你的团队的道德规范。
4所示。帮助人们建立联系。
的哈佛商业评论文章认为,“个人职业登记”每次会议开始。这有助于发展信任的人需要一个开放的对话。
“团队成员花一分钟去谈论发生了什么在他们的个人生活和职业生活,”这篇文章说。“提醒大家相互尊重,不打断,只说他们的舒适与小组分享。”
5。一起工作,给每个人的时间。
合作解决问题并给每个人提上议事日程。例如,您可以让每个员工5分钟讨论一个问题,其次是别人问问题的机会和提供建议。
6。非法的静音按钮。
参与者在一个虚拟会议可能会说他们使用静音按钮,因为他们想要消除潜在的背景噪音,和合法的。但是允许使用静音也有意想不到的负面后果。
随着哈佛商业评论文章指出,“在物理会议上,你不会打个电话和“查看”会议。所以在虚拟会议,你不应该按静音和回复你的邮件,造成任何潜在的热烈的讨论,共享的笑声,和创造力。作为领导者,我们需要建立一个标准:仅仅因为你在一个虚拟会议可能是无礼的,它必须明白,这是不可接受的。”
7所示。禁止多任务。
这是一起杀死静音按钮。参与者在一个虚拟会议可能会做其他事情时应该注意。防止这种情况通过使用视频,呼吁人们(随机)分享他们的想法,和旋转任务会议参与者之一。
8。避免会后沮丧。
常常人们会面后的第一件事就是围坐在水cooler-either文字或虚拟意义谈论空气的不满,他们不舒服。的哈佛商业评论文章建议你消除这个问题的形式化,会晤后活动。
“会议结束前5到10分钟,后做了每个人都会做过物理宣布在会议和确保它是透明的,有意识的,处理人的真实感情。如何?每个人都去,说他们在会议上所做的不同。…这是当你说你不同意的时候,你的挑战,你担心什么,你不喜欢什么,等。所有的water-cooler-type谈话发生的现在,或它永远不会再发生。”
虚拟会议是不会代替面对面的聊天。但是,如果你遵循这些规则,你会接近复制,经验和确保一个有效的利用每个人的时间。
图片来源:bigstockphoto.com
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