冠状病毒疫情已经蔓延到中国之外。个人、行业和甚至世界各国感觉的影响。

取消了计划,供应链中断,和一个“封闭”扩散迹象都表明它不会“照常营业。”

保证员工的安全,公司在商业领域,许多雇主现在面对现实,员工在家工作的未来三至八周。

当一些公司紧急在家工作的计划,并不是所有的。然而,鉴于此次疫情的大规模和对企业的影响在世界范围内,这是一个很好的时间为每个业务评估(或创建)紧急在家工作的计划。

冠状病毒和对业务的影响

全球许多行业感到冠状病毒的影响。国际公司取消商务旅行在可预见的未来。一些公司已经暂停,或将暂停,他们的生产线。和公司有员工延长假期,在家工作,甚至无薪休假。

与疾控中心建议50多人的集会被取消在接下来的8周,甚至在业务选择保持开放的情况下(或不得不由于行业的性质),许多州都订购这些企业关闭。例如:

• 加州州长、伊利诺斯州、马萨诸塞州、俄亥俄、和华盛顿有序的酒吧、餐厅和酒庄被关闭(拿出和外卖订单除外)
• 纽约关闭所有的学校和命令所有的夜总会,剧院,音乐会场馆关闭。
• 苹果和耐克关闭他们的商店至少两周。
• 沃尔玛切割小时24小时的位置。
• 很多杂货店都也在改变他们的小时清洁和补充库存存储安全。
• 美国航空公司暂停飞往亚洲、澳大利亚、南美洲、欧洲和新西兰,和削减航班。
• 美国联合航空公司已暂停美国和中国某些城市之间的航班。

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远程工作和不工作

由于远程工作的日益普及,越来越多的公司可以为员工提供这些灵活的安排。然而,由于很多企业和很多员工远程工作同时,使远程工作平台和服务提供者可能面临意想不到的挑战。

由于世界各地增加使用,一些远程协作工具难以处理增加的负载。例子包括:

• DingTalk和微信的工作,受欢迎的视频会议平台在中国,坠毁,因为太多的人试图视频会议在同一时间
• 协作应用WeLink和云雀也坠毁或慢了下来
• 百度的办公室VPN超载和雇员被要求停止使用它

创建一个紧急在家工作的计划

因为病毒的传播可能不直到4月峰值,公司可能会觉得这次疫情的影响。即使在最糟糕的已经过去了,让公司恢复需要时间。

虽然一些公司有一个应急计划,在某些情况下,他们的计划已经不足以应对疫情的规模。和公司没有紧急计划不得不创建一个,不同的结果。

尽管很难找到一线希望在这种情况下,它给企业提供了一个独特的机会来评估(或创建)紧急在家工作的计划。希望公司从来没有使用它的大规模医疗紧急情况。但紧急在家工作的计划也有用在流感季节,甚至当天气急转。

有一个计划吗

这听起来很老套,但最好是创造一个所有突发事件紧急在家工作计划(水灾、火灾、疾病)之前你需要它。但这是不够的紧急政策手册。定期审查和更新你的计划,以适应任何增长或变化。

别忘了定期测试计划。这并不意味着“实时测试在紧急情况下。“例如,定期检查与服务提供商,以确保他们能处理过载的请求。如前所述在上面的例子中,在线会议提供商与交通不堪重负,他们的平台失败了。问你服务提供者从他们的经验或他们的应急计划是什么,如果这样的事情发生在未来。

创建一个应急通信方案

时代的社交媒体和24小时新闻周期,快速旅行信息和错误信息。有一个特定的沟通计划所以你的员工意识到计划正式激活。

确保员工知道,官方消息如何被交付。它会通过电子邮件或电话吗?它会来自CEO或部门主管吗?定义非常清楚谁和官方消息将如何沟通,所以错误不扩散和产生困惑或混乱。

确保员工理解这个计划

一个紧急的问题是,你永远不知道它会在什么时候发生。员工需要理解他们的角色在应急计划并随时准备在家工作的通知。

例如,如果每个员工都有一个公司选择的笔记本电脑,说清楚,他们预计每天晚上都随身带着笔记本电脑回家。解释不是因为你期望他们工作后时间。这是确保如果发生,他们准备可以在家工作,如果他们突然要。

设定清晰的期望

就像你经常在家工作的政策,你的紧急在家工作的政策应包括明确员工的预期行为。在家工作的紧急政策可以很简单,比如:

• 在工作时间在线
• 在工作时间能够响应
• 是富有成效的

只要员工清楚紧急在家工作一天不等于雪的一天,你应该有一些问题与员工“滥竽充数”。

确保员工有他们所需要的东西

虽然你不能审核每一个员工的远程情况,重要的是要注意,并非所有的员工都有一个单独的办公室,在那里他们可以关闭一扇门,安静地工作。并不是每个人都有最可靠的互联网服务。确保当你评估你的应急计划和人员应急期间的表现,你要考虑到这一点。

还要记住的是,在紧急情况下,员工不得独自在家。许多合作伙伴,孩子,甚至大家庭成员,很可能影响并停留在家里。弄清楚,虽然员工所期待的工作,你明白可能会有障碍,使一个完整的工作日困难。

定义优先级

根据您的业务,您可能需要更改人员优先考虑。例如,上市公司可能需要把公共关系前面和中心沟通,安抚股东。与供应链的公司可能需要跟供应商和客户解释发生了什么和如何紧急供应可能或者不可能创造问题。

它可能不是“一切照旧”

即使你的公司是在紧急情况下“照常营业”,“通常的”呈现出一种全新的意义。你需要和你的员工交流,在这种情况下他们的健康和安全是第一位的。

记住,可能有紧急情况期间及之后的人情绪的影响。他们的优先级可能不是工作几天,甚至几个星期,在危机结束之后。

提供清晰的

甚至当你激活紧急计划和传达清楚发生了什么,你可能仍然需要弄清楚员工在家工作不是一个选择。根据紧急情况,一些员工可能会进入办公室。和一些员工可能想要去办公室。说清楚,这不是一个选择,所有的员工必须在家里工作。

这可以对员工士气很重要。一些员工可能会感到内疚不会进办公室,即使他们可以。或者他们可能会觉得他们可以“证明”投入他们的工作将如何在无论什么。安抚员工,这并非如此(而不是必要的)会对确保他们舒适的远程工作。

准备你的基础设施

之前你需要激活紧急救援计划,检查你的基础设施和准备紧急。这超越了火和防洪。当人们在家工作时,它可能是更多的服务器上征税或你的电话。确保它可以处理额外的交通负载从外部来源。

合同作为你的准备计划的一部分,专门从事在线协作的平台。找出如果你只能侥幸音频,或者如果你需要视频。考虑投资一个在线项目管理工具,所以员工可以继续一起工作的项目。

有备用基础设施计划吗

当然,不能保证一切都会适当功能在紧急情况下。如果在线协作工具,将员工做失败或员工不能使用在线交流平台?他们互相打电话吗?依赖电子邮件?有一个后备计划替代通信准备好了。

重新评估和调整课程

同时希望你永远不需要激活你的紧急在家工作的计划,有可能你会。希望你不需要用很长时间。一旦紧急通过和业务恢复正常,花些时间来汇报并评估该计划如何运作。进行必要的调整,准备好去下一个紧急。

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图片来源:bigstockphoto.com

一个版本的这篇文章最初发表在2月7日,2020年。