技术已经使世界各地的人们的沟通相对顺畅和无缝。反过来，它也让人们同样难以跟上他们收到的不同消息:Hello，收件箱，有1000多封电子邮件。

我们都曾或多或少收到过不清楚的信息，或自己发出过。当这些情况出现时，而不是保持有效的沟通，我们看着它崩溃和燃烧，然后重建通信需要大量的时间和精力．

既然保持清晰的沟通符合所有相关各方的最大利益，让我们看看如何在所有的工作对话中做到清晰。

10个问题帮助你在职业沟通中获得清晰

在你拿起电话或点击发送之前，问自己以下几个问题，以确保你的信息是明确的。

1.这种沟通方式适合这种情况吗?

你所选择的沟通的方法根据信息的不同而不同。而电子邮件这可能是你的默认选择，但它可能不适合当前的情况。如果可能会有很多反复，考虑打电话代替。

如果你只有一个简短的更新，尝试使用即时通讯工具。评估信息，选择合适的沟通方式:电子邮件、文字、语音、视频、即时消息或面对面会议。

2.主题行或主题有意义吗?

提醒你的听众你要传达的信息内容会有帮助改变信息的优先顺序．确保主题行明确，并与邮件中包含的实际主题相关。

如果你正在使用即时通讯工具或语音邮件，快速概述你想要讨论的内容。使用准确的主题行和通知将有助于为对话奠定基础，并让接收方有时间有效地作出回应。

3.谁是我的听众?

无论何时你开始一场对话——无论是口头的还是书面的——了解你的听众是很重要的。谁最终会收到你的信息?

例如，如果对方是你工作了很长时间并且很熟悉的人，你可能可以发送一个更随意的信息。同样地，如果一个初级员工要联系一个高级经理，他们可能想要在他们的信息中更正式。

了解你的观众意味着你可以根据具体情况调整你的信息、语言和语气，这可以为所有参与者创造更好的体验。

4.我的听众有空吗?

在远程环境中(或者在混合工作环境中，当你不在办公室时)，你不会看到你的同事坐在你旁边或走廊的另一端。由于日程安排不同，你可能需要确认你的目标受众是否有空，特别是如果你想发送紧急消息。

根据日程安排和可用性，您需要选择适当的通信途径。

5.信息容易阅读吗?

我们都见过那些文本难以阅读的电子邮件或文件。看起来很有趣字体桌面上的屏幕在移动设备上可能看起来不一样。不仅如此字体、大小和颜色可能使消息更加复杂，但这也让读者感到非常沮丧。最后，他们会错过信息，沟通也会中断。

6.我的信息是否清晰、准确、简短?

无论你是留语音信息还是发邮件，你都可能想立刻把一切都告诉接收者:你联系的原因，所有的细节，一些背景，也许，祝他们晚上好，或者让他们知道这件事很紧急。

但问题在于这可能会导致信息过载，导致你的信息迷失在字海中。

相反，尽量让你的信息清晰、准确、简短:

• 精确使得以一种合理的方式归档信息变得更容易
• 定义明确的信息是必要的，这样事实和细节就不会被忽略
• 保持你的信息简短，让收件人更容易记住细节

每条信息都坚持一个主题。在口头交谈中，试着深入地谈论一个话题，然后继续下一个话题，而不是跳来跳去。

7.留言的语气是什么?

因为书面交流不包括帮助你理解对方所说的话的肢体语言或口头暗示，所以在任何时候都要注意自己的语气，这是至关重要的。虽然你可能是出于好意，但接收者可能不会收到同样的信息。在你们所有的交流中，检查你的语气以确保你是专业和礼貌的．

一个简单的“你好”，“谢谢你”，或“祝你今天愉快!”就会产生巨大的影响，就像an一样emoji或者一个感叹号。这些可以帮助软化你的信息，传递一个乐观的语气不显得正式或严肃。

8.我校对过我的信息了吗?

当时间很重要的时候，人们很容易不假思索地做出回应。但不要。花必要的时间校对你的邮件。这样做，你就可以避免尴尬的错误确认主题是适用的，信息是明确的，你的听众是正确的，你的语气是专业的。再读一遍，看看是否有一些观点可能会以你意想不到的方式解释。

9.我传达了错误的信息吗?

即使你会在远程或混合工作环境中使用大量的书面交流，你也很有可能会进行相当数量的视频通话。虽然你有视觉线索的优势来帮助传达你的信息，确保你的肢体语言传达了正确的信息．

直视你的相机。这会让对方觉得你在和他们进行眼神交流，而不是在关注别人或其他事情。如果这对你不起作用，至少要保持与屏幕的目光接触，以显示你正在专注于对话。

低头看——甚至是做笔记——会让你看起来像是在做别的事情(比如给朋友发短信)。确保你说，“我在做笔记”，这样就不会有人误解你在做什么。

10.我在积极倾听吗?

在视频通话中，你有一个屏幕来帮助你可视化和解释非语言线索。然而，有时屏幕是关闭的，或者出于某种原因，电话代替了屏幕。

虽然这取决于说话者是否能确保他们的信息按预期传递，但这是同样重要的是，听者正在接收消息．这意味着不仅仅是“听”。这意味着运用你积极的倾听技巧。

所以，尽你最大的努力去听每一个字。在演讲者结束之前不要计划答案，因为你可能会错过一些东西。技术可能是变化无常的，所以虽然你认为它们已经完成了，但事实可能并非如此。回答之前先停顿一下，确定你已经听清了说话人要说的一切，给自己一点时间考虑他们想要传达的信息。

明确的专业沟通

虽然放慢速度并专注于你的交流可能会在一开始花更多的时间，从长远来看，你会为自己省去很多麻烦．当你向正确的听众讲话时，信息清晰而有礼貌，你不会向听众提出比回答更多的问题，你会在交流中获得清晰。

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